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採購管理辦法

                                                        XXXX股份有限公司
                                                            採購管理辦法

第一條  為建立本公司採購制度，提升採購效率與品質，特訂定本辦法。

第二條  本辦法所稱採購，指工程之定作、財物之買受、定製、承租及勞務之委任或雇傭等。採購兼有工程、財物、勞務二種以上性質，難以認定其歸屬者，按其性質所占預算金額比率最高者歸屬之。

第三條  本辦法適用於公司預算或經簽呈總經理核准採購之執行。

第四條  請購作業：
一、請購金額未達10萬元之耗材、勞務、工程等之採購，請購單位填妥紅色請購單及檢附廠商報價單、比價分析表，經單位主管核章後，送交採購登記，經會計、 總務等審核確認後，送請總經理核准後辦理採購。

二、設備類採購或請購金額達10萬元之耗材、勞務、工程等之採購，請購單位填妥白色購單及檢附廠商報價單、比價分析表，經單位主管核章後，送交採購組登記，經會計、總務等審核確認後，送請總經理核准後辦理採購。

三、請購金額一萬元以下之採購，得徵詢一家廠商報價，超過一萬元之採購，應徵詢三家或以上之廠商報價。

四、須公開招標、公告徵求廠商報價、限制性招標等之採購，除請購單外，應填妥公開招標（公開徵求報價）申請書或限制性招標申請書。

五、屬營繕工程之請購，營繕組於完成前置作業（含設計圖、工程費概算及經核定）後，得以提出。

第五條  採購作業：

一、為提高行政效率，設備維修費五千元以內，或行政事務費金額二千元以內之支用，得由請購單位自行辦理採購後，檢據紅色請購單、發票、維修紀錄卡等憑證辦理核銷。

二、請購金額一萬元（含）以內之採購，採購人員得與一家廠商議價，作成議價紀錄陳核。

三、請購金額一萬元以上之採購，採購人員須與三家以上之報價廠商辦理比（議）價，作成議價紀錄陳核。

四、如遇重大天然災害，為保障公司員工安全，屬緊急性需求或維修，得經總經理或其代理人之核可後，向合理報價之廠商直接辦理議價採購。

五、請購金額達100萬元（含）以上之採購，應採公開招標方式辦理，採購應製作 標單，訂定招標規範，標示截標期限及開標日期、地點等，開標會議由管理處協理主持，會同會計部監標及相關單位共同開標，決標後作成會議紀錄，再依循採購程序辦理。

六、請購金額在10萬元（含）以上未達100萬元之採購，應在本公司網站公告，公 開徵求3家以上廠商之書面報價或企劃書，進行比（議）價程序，如因緊急需要，得於公告前敘明理由，經總經理核准於第一次公告後未能取得3家廠商之報價時，得採限制性招標方式，與報價廠商進行比（議）價程序。

七、規格訂定：
（一）請購單位應依功能或效益訂定採購規格，且規格文件中，對技術或服務 之特性，不得有限制競爭或提及特定之商標商名，但無法以精確方式說明招標要求時，得註明「或同等品」字樣。
（二）請購金額50萬元以上或規格訂定有瑕疵時，得由採購組召開規格審查會議決。

八、底價訂定：
（一）請購金額在10萬元（含）以上之採購，於開標或議價前，由管理處協理依請購單位提供之價格分析擬建議底價陳請總經理或其授權人核定底價。

（二）以本公司經費辦理之採購，金額達30萬元者，於開標或議價前，由管理處協理依請購單位提供之價格分析，擬建議底價陳請總經理或其授權人核定底價。

九、決標：
（一）辦理公開招標之採購，以合於招標文件規定，且在底價以內之最低標為
      得標廠商。
（二）辦理公開招標之採購，以合於招標文件規定之最有利標為得標廠商。採
      最有利標決標者，於招標前，須組採購評選委員會，議定評選項目及評
      審標準。
（三）訂有底價之採購，以合於招標文件規定，且在底價以內之最低標，並經
      總經理核定為得標廠商。
（四）未訂底價之採購，以合於招標文件規定，且在預算以內之最低標，並經
      總經理核定為得標廠商。
（五）決標後，應辦理決標公告並以書面通知廠商，或以訂購單通知得標廠商。

第六條  契約簽訂作業：

一、採購金額達10萬元以上之請購案，須與得標廠商簽訂合約，合約書內容主要要求品質優良、維護保證、保固期限、交貨期限、履約管理及訂定延遲罰則等以確保本公司權益。

二、契約應明訂有關智慧財產權之歸屬，如廠商履約結果涉及智慧財產權者，本公司得視需要於契約規定取得部分或全部權利或取得授權。

三、營建工程契約應要求廠商於履約期間投保營造綜合保險，該保險並應包括第三人意外責任險。

四、契約應訂明，得標廠商應擔保第三人就履約標的，對於本公司不得主張任何權利；廠商履約，其有侵害第三人合法權益時，應由廠商負責處理並承擔一切法律責任。

五、契約應註明以中華民國法律為準據，如有訴訟，應以高雄地方法院為第一審管轄法院。


第七條  驗收作業：
一、驗收期限：不須功能測試者，應於貨到10天內，由請購單位通知保管組、採購單位及會計單位等會同辦理驗收；有功能測試者，須俟功能測試期間過後，由請購單位通知保管組、採購單位及會計單位等會同辦理驗收。10萬元以內之小額採購不須通知監驗單位。

二、驗收人員之職責及分工如下：
（一）主驗人員：為請購單位主管，負責主持驗收程序，抽查驗核廠商履約結果有無與契約、圖說或貨樣規定不符，並決定不符時之處置。
（二）會驗人員：為保管組與請購單位人員，會同抽查驗核廠商履約結果有無與契約、圖說或貨樣規定不符，並決定不符時之處置。
（三）協驗人員：為設計、監造、承辦採購單位人員，其職責為協助辦理驗收有關作業。公告金額以上之採購驗收，協驗人員應至現場協助驗收，其 餘則以書面辦理。
（四）監驗人員：為會計單位及經總經理指派熟諳採購業務之人員，其職責為監視驗收程序。採購金額在公告金額以上應實地監驗，採購金額未達公告金額而逾公告金額十分之一得採書面辦理，但對承辦採購單位通知有 廠商提出異議、申請調解仲裁或提起訴訟之採購驗收，應實地監驗。

三、採購金額五千元以內得由請購單位自行辦理驗收。

四、驗收應作成驗收紀錄表（工程驗收單），由辦理驗收人員會同簽認後，與發票、 收據等作為財產入帳之原始憑證。

五、驗收得採分批或部分驗收，有初驗程序者，於初驗合格後20日內辦理驗收，並作成驗收紀錄；無初驗程序者，應於接獲廠商通知備驗後30日內辦理驗收，並作成驗收紀錄。

六、財物、勞務等採購金額壹仟萬元（含）以上或工程採購金額壹億元（含）以上之驗收，除上開規定之相關人員外，應聘請專家學者參與驗收工作。

第八條  核銷及付款作業：

一、請購案經完成採購、驗收等作業程序後，由總務處採購組（營繕組）將發票黏貼於支出憑證粘存單上，並隨附請購單、廠商報價單、議價紀錄表、契約書、驗收紀錄表（工程驗收單）等文件，經管理處協理、會計主任審核並陳請總經理核准後，交由會計室作帳及總務處出納組辦理付款程序，如屬財產設備，總務處保管組應於財產登帳同時將財產增加單併同以上單據辦理核銷。

二、凡購買物品或勞務，除水電費、郵電費、報費、交通費、銀行手續費及匯費等 依法免具統一發票者外，應儘量取具統一發票核銷。

第九條  採購人員倫理：

一、採購人員應依據法令規定，本於良知，公正執行職務，不為及不受任何請託或關說，不利用職務關係對廠商收受賄賂、回扣、餽贈、招待出遊或其他不正當利益。

二、採購人員應致力於公平、公開之採購程序，提升採購效率與功能，確保採購品 質，並促使採購制度健全發展。

三、採購人員有違法或不當之行為，應視情節輕重，報請上級主管懲處，採購人員操守清廉或致力提升採購效能著有貢獻者，陳報獎勵。

第十條  本辦法未盡之處，悉依公司採購法規定辦理。

第十一條  本辦法經幹部會議通過，並經董事會審議通過後實施，修正時亦同。

附件：本辦法之作業流程圖及使用之表單
一、新建工程前置作業流程圖
二、新建工程發包流程圖
三、新建工程施作流程圖
四、預算金額1萬元以上請購作業流程圖
五、預算金額100萬元（含）以上請購案，上網公開招標作業流程圖
六、預算金額10萬－100萬元請購案，上網公開徵求廠商書面報價單或企劃書作業流程圖
七、議價紀錄表（營繕工程用）
八、比價紀錄表（營繕工程用）
九、保固切結書（營繕工程用）
十、新建工程工程材料審查明細表（營繕工程用）
十一、工程驗收紀錄表（營繕工程用）
十二、工程日報表（營繕工程用）
十三、工程週報表（營繕工程用）
十四、請購單（白色）
十五、請購單（紅色）
十六、比價分析表（財物、勞務）
十七、議價紀錄表（財物、勞務）
十八、財物採購廠商報價分析
十九、粘貼憑證用紙
二十、採購契約
二十一、財物採購合約書附表
二十二、財產驗收單
二十三、變更作業申請單
二十四、開標/議價/決標/流標/廢標紀錄