2017-07-04 | 瀏覽次數: 5

資產採購管理辦法(1)

                                     ○○○○股份有限公司
                                       資產採購管理辦法
※第一章 總則

第一條:為使營繕工程、一般請採購及庶務性採購作業程序能有一致之遵循標準，以保障採購之進度、品質及記錄、領用保管確實，俾為資源之有效利用及資產效能之充分發揮建置穩固基礎，特制定本辦法。

第二條:凡有關各項請採購作業，除相關法令及公司規章另有規定依其辦理外，悉按本辦法辦理。

※第二章 營繕工程辦法
   
第一條:公司應將所有營繕工程分別列檔管理。

第二條:營繕之分類
（一）土木、水電修繕：辦公室、土木、場地整理、水電等。
（二）工程營造：辦公室建造、水電新裝、場地整建、土木 新建等。
（三）施工器材、設備維修：水刀油漆、鷹架器材、高空作業車、電氣器材、通訊器材、檢驗儀器及康樂器材等。

第三條:營繕採購申請經辦人員依預算內容填寫「財產物品請購(修)單」或簽（○○萬元以上案件需附簽），經部門主管核准轉總務部門，陳董事長或其授權代理人核定後辦理。

第四條:營結工程詢價及比價作業需相關人員整理後報請主管核示。

第五條:選商作業由管理部門總務經辦人員依工程需要、以往配合經驗及其他人士推薦填具「選商提名表」。審查廠商資格及能力，以決定合格廠商名單，俾供邀商比價之參考，並送經董事長或授權代理人核定。
       
第六條:詢價比價作業由管理部門總務經辦人員寄發工程案件比價邀請函(至少三家廠商以上)。

第七條:管理部門總務經辦人員辦理廠商領取圖說作業，將廠商報價彙入「選商提名表」陳核，經核准後才能發出標單。

第八條:依據「選商提名表」及廠商報價單，並考量預算編製，陳核至董事長後，選定廠商。通知廠商於七日內完成簽約作業。

第九條:選商應注意下列事項：
（一）選商對象，應詳細調查某家廠商負責人不得與另一家廠商之負責人相同，或有配偶親子或親兄弟姐妹關係之情形存在。
（二）選商之對象應取得投標須知資格審查所列之影本資料，且其營利事業登記證內之營業項目須符合承做案件項目之規定。
（三）合格廠商名單應依據實際發包情況，定期評鑑廠商之良窳，且更改合格廠商名單。
（四）進行比價作業時，應彈性運用下述方法，爭取公司最大利益。
1.總價比價法：
使所有報價廠商在同一基礎下(亦即在同等數量及項目)，以所報之總價來比較，經過價格商議後以最低之總價者承包。
2.單價比價法：
取各家廠商單項報價最低者為決標對象。

※第三章 營結工程招標作業
 
第十條:凡採購金額達＄○○○○元(依公司自行規定)以上，應執行公開比價作業。

第十一條:採購案若屬政府補助款補助金額占採購金額半數以上，且在公告金額以上者需依政府採購法辦理。

第十二條:採購金額於＄○○○○元(依公司自行規定)以下者，得由使用單位填寫「小額請購（修）單」經單位主管核准後逕行採購，依『請、付款作業程序』辦理核銷。

第十三條:金額超過＄○○○○元(依公司自行規定)不足＄○○○○元(依公司自行規定)案件，覓妥一家優良廠商報價並直接議價辦理。

第十四條:金額＄○○○○元(依公司自行規定)不足＄○○○○元(依公司自行規定)元之案件，需覓妥三家廠商報價，並以最低一家直接議價辦理。

第十五條:金額＄○○○○元(依公司自行規定)不足＄○○○○元(依公司自行規定)者，應舉行公開比議價會議，選出最適廠商。

第十六條:金額＄○○○○元(依公司自行規定)以上案件，應於本公司網頁登載邀請具資格而不特定之廠商競標，並應舉行公開比議價會議。

第十七條:將比議價金額及採購議價小組之決議結果填寫於「購置定製財物案簡簽」，陳請董事長核准，決定供應商。

第十八條:有下列情形之一者，簽請董事長或其授權代理人得改用議價方式辦理。
（一）採購品如屬獨家廠商經營。
（二）因情況特殊經董事長核可者。
（三）原廠牌之配件，不能以其他配件代替者。
（四）經比價一次而流標或無廠商參加者。
（五）其他確實無法進行比價之情形，並詳述理由。

第十九條:擬定招標公告及投標須知，經董事長或授權代理人核定後，辦理招標事宜。

第二十條:承辦人應備妥投標須知、圖說、標函、標單、投標委託書等招標文件。

第二十一條:承辦人於開標前二天填具「底價表」送請董事長或董事長指定之底價核定人會同使用單位考量預算額度 訂定底價，並彌封。

第二十二條: 審查廠商招標之證件記錄於「廠商規格資格審查表」及所繳交押標金是否足額，並記錄於「採購開標紀錄表」之原報價欄，辦理開標及決標作業。

第二十三條:開標廠商最低標價均超過底價時，請最低標廠商優先減價一次，如最低標廠商未參加開標或不願減價或優先減價後仍超過底價時，由全體合格投標廠商在原座位不得任意移動或交談下重新比減價格，如經三次比減價格仍未低於所訂底價時，得宣佈廢標。

第二十四條:開價格標，以總價最低且在底價以內之最低標為得標廠商，若最低標廠商報價低於底價百分之八十本公司 得視投標廠商是否於投標文件中檢具或當場提出已填妥之投標廠商繳交差額保證金切結（聲明）書並切結同意於期限內繳足差額保證金者，得為決標對象，否則不決標予該廠商，並以次低標廠商為最低標廠商。

第二十五條:開標結果記錄於「採購開標記錄表」並與底價相比較，若廠商報價雖已低於底價，但仍可減價時，不得立即宣布決標，應續洽議至廠商表示不能再減之最低價格，再行決標。

第二十六條:流標或廢標者記錄於「採購開標記錄表」，並應續辦招標或選商及詢價比價，若因情況特殊簽請董事長核准者可停辦招標。

第二十七條:將未得標廠商之押標金無息發還，並請廠商在「領回押標金申請書」內蓋印章具領。

※第四章 訂約及合約報核作業

第二十八條:工程金額＄○○○○元(依公司自行規定)以上或工期○○週以上者應訂定合約。

第二十九條:擬定合約內容一式二份，應填妥「用印申請單」等，並將下列資料一併附上陳核。
（一）選商詢價比價案件：選商提名表
（二）招標案件：底價單、投標委託書、採購開標記錄表、標單

第三十條:合約簽訂必要時得委請本公司法律顧問審閱，以保護本公司之權益。

第三十一條:管理部門總務經辦人員通知廠商辦理簽約手續，簽約時除檢具合約外，尚須檢具：計價及領款印鑑，由廠商用印，並作為領款之依據。經辦人員應將相關資料送經董事長審定。
 
第三十二條:管理部門總務經辦人員將合約送交廠商及各部門留存，合約一式四份：承包廠商（正本一份）、總務管理部門（副本一份）、文管部門（正本一份）、會計部（副本一份）。

※第五章 合約管理作業

第三十三條:合約執行中應注意事項：
（一）簽訂合約時，應附入「採購開標記錄表」及「計價及領款印鑑」等。
（二）合約附件之明細表及單價分析單，除決標時另有議定者外，其所列之各項單價應以預算所列者為基礎。
（三）得標廠商簽訂合約及出具「計價及領款印鑑」所蓋 用印章應與標單相符。合約及其附件、騎縫處及增刪修改處，均應由甲、乙雙方蓋章。
 （四）合約簽訂後，執行中因變更設計致增減項目或數 量，應另案重新申請發包，但有下列情事者，得先 編製追加減預算，報請追加減會議核准後，交予原承辦廠商承辦。
1.發包案件屬原施工範圍內且難於分割者。
2.購料案件合於下列條件之一者。
（1）品牌要求一致者。
（2）追加數量與原合約部分難於分開計算。
（3）材料需求急迫重新辦理採購，時間無法配合者。
（五）變更設計部分交予原承辦廠商時，得按原訂單價交辦，若非按原訂單價者，其追加金額已超出原合約總價之百分之十，應先行提交追加減會議討論。
（六）合約執行中，若需變更期限，不論原因出於任何一方，均應於合約原訂期限內，由管理部門總務經辦人員以簽陳核後，提交追加減會議。
（七）合約執行中，若承辦廠商要求更換保證人，新保證 人應對已完成部分負連帶保證責任，其資格並應比 照合約原規定辦理。
 （八）所有合約皆應交付一份予財會部。

※第六章 工程估驗管理作業

第三十四條:承包廠商依合約之約定按期估驗請款，並填製估驗單，通知管理部門總務經辦人員進行估驗。估驗單一式五份：
管理部門總務經辦人員（一份）、文管部（一份）、財 會部（一份）、監造單位（一份）、承包廠商（一份）。
 
第三十五條:總務管理部門經辦人員依據廠商之估驗單，通知相 關單位會同勘驗。估驗不合格，要求廠商於期限內改善補強，逾期依合約規定計罰，廠商如改善完成應通知經辦人員再行勘驗。估驗合格，通知廠商開立發票請款，並填製「支出憑證黏存單」連同估驗單等相關資料一併陳核。

第三十六條:會計室於收到估驗單、「工程驗收結算總表」、「支出憑證黏存單」及發票等，應核對付款條件與合約是否相符，本期應付金額、實付金額及發票內容是否無誤，經核對無誤後編製傳票依『請、付款作業程序』辦理。

第三十七條:財會部核准傳票及相關單據，出納組依據財會部審核後之付款資料進行付款作業。

※第七章 工程變更及追加減作業

第三十八條:總務管理部門經辦人員填製「財產物品請購（修）單」及簽呈，會簽相關單位並送管理部門主管核章後陳董事長核定。若追加金額於預算編製外，依『預算編製與執行之處理程序』填具「預算追加申請書」送至追加減會議審核。

第三十九條:於追加減會議審查追加減原因、條件及追加金額後，由經辦人員逐級陳核至董事長辦理追加預算作業。

第四十條:經辦人員通知廠商辦理追加減，並依據訂約作業程序，訂定補充合約。