2017-07-04 | 瀏覽次數: 6

資產採購管理辦法(2)

※第八章 工程結算作業

第四十一條:經辦人員依據廠商「竣工報告」進行勘驗，檢查完工程度是否符合竣工階段。勘驗不合格，通知廠商限期改善，並告知廠商於改善後，填製「竣工報告」通知經辦部門進行初(複)驗程序。

第四十二條:複驗不合格，通知廠商限期改善，逾期依合約規定計罰，廠商如改善完成應通知經辦部門再行勘驗。複驗合格，通知廠商製作保固書。經辦人員編製「工 程結算驗收證明書」、「竣工報告」及保固書依核決權 限陳核至董事長。

第四十三條:財務部門辦理工程結算帳務處理，依『請、付款作 業程序』辦理付款。

※第九章 工程保固

第四十四條:經辦部門接獲維修通知後，邀集廠商會勘歸屬責任，若屬廠商保固項目，則通知廠商辦理修繕。若非歸責於廠商，則選擇委託廠商辦理或自行依『一般採購事項作業程序』辦理採購維修。經辦人 員通知廠商依合約辦理維修或自行進行維修。

※第十章 解除保固作業

第四十四條:經辦部門接獲維修通知後，邀集廠商會勘歸屬責

第四十五條:經辦部門確認保固到期，並檢視是否有確實履行保固項目，依核決權限陳核至董事長核准解除保固。

第四十六條:財會部確認有無未結清之保固維修款項，若未結清則應轉告經辦部門停止解除保固程序，並另案處理。
 
第四十七條:經辦人員依『請、付款作業程序』陳核後，支付保留款。

※第十一章 中止合約

第四十八條:經辦人員擬定中止合約事由之簽呈，逐級陳核至董事長或授權代理人。討論擬中止合約之事由，必要時徵詢律師意見。

第四十九條:經查原因可歸責於廠商，催告或寄發存證信函予廠商，並限期改善。原因不可歸責於廠商則另案處理。

第五十條:經辦部門評估原廠商續辦能力，以決定是否終止合約。廠商要求其他廠商協助時，應評估其他廠商能力，是否足以勝任。中止合約協議送經董事長或授權代理人核定。

第五十一條:經辦部門進行工程查驗作業，並將驗收結果轉至財會部以利付款作業進行。通知廠商辦理合約中止，並結清工程款。

第五十二條:財會部估算工程款、保留款及未完成部分之價款。出納人員依據會計室審核後之付款資料，進行付款作業。

第五十三條:經辦部門依決議結果，辦理中止合約程序及選商、 詢價比價程序，若為其他廠商續辦，則應另訂新約。擬訂中止合約協議書，必要時得徵求本公司法律顧問 意見，討論廠商之損害賠償責任。中止合約協議書 一式六份：第一份：承包廠商、第二份：經辦部門、第三份：會計部、第四份：經辦部門、其餘做為其文管部門管制用途。

第五十四條:經辦人員依詢價、比價結果決定委託廠商。

第五十五條:經辦人員通知廠商進行維修並適時監督維修工程。廠商完工後，應會同請修單位驗收，並將驗收結果記錄於「驗收記錄表」，並通知廠商開立發票請款。

第五十六條:財會部經辦人員審核「驗收記錄表」及廠商請款發票，並編製傳票陳權責主管核准。會計主任核准傳票及相關單據。出納組依據會計室審核後之付款資 料，進行付款作業。

※第十二章 一般採購事項定義

第五十七條:資本支出為機器、設備及儀器等(不含房屋、建築、土地及相關附著物等不動產)資產效能達二年(含)以上，非短期內所能耗竭，其金額八萬元以上者列為財產；金額三千元以上不足八萬元者雖非資本支出但應列為列管物品。非資本支出為：
（一）庫存用品：包含總務整批採購之文具用品、事務用品、五金清潔用品、購置訂製本公司念品、贈品及保健藥品等。
（二）修繕材料：包含一般水電耗材及特殊修繕材料等。
（三）維修材料：包含水刀油漆、鷹架設備、高空作業車等維修使用之一般性材料、器具及零（四）其他非資本支出採購項目等。
上述資本支出及非資本支出，其相關之取得、驗收作業，除法令及本公司管理規章另有規定依其辦理外，悉按本作業程序辦理。

第五十八條:使用單位依預算內容填寫「財產物品請購(修)單」 或簽呈（金額超過五萬元案件需附簽呈），經單位主管 核章後送總務人員申請。

第五十九條:總務人員填寫收單案號後，選擇供應商進行詢價， 並將詢價結果填寫於「財產物品請購(修)單」，經部門 主管核轉至財會部門執行預算控制。

第六十條:財會部門審核請購內容是否已編列預算及未超支。若是，則經董事長核准後轉給總務人員進行採購。若未編列預算或有超支時，則由使用單位依『預算編製與執行之處理程序』辦理預算流用或追加程序並簽請核准。

第六十一條:若為緊急或特殊狀況得依董事長指示先進行採購， 再填寫相關表件依核決權限陳核。

※第十三章  採購

第六十二條:採購案金額在部門主管權限以上者，需另陳核准後辦理。各項招標作業程序依『營繕工程作業程序』招標作業辦理。

第六十三條:採購金額於＄○○○元(依公司自行規定)以下者，應由使用單位填寫「小額請購（修）單」經單位主管核准後逕行採購，依『請、付款作業程序』辦理核銷。

第六十四條:採購金額於金額超過＄○○○元(依公司自行規定)不足＄○○○元(依公司自行規定)案件，覓妥一家優良廠商報價並直接議價辦理。金額＄○○○元(依公司自行規定)以上不足＄○○○元(依公司自行規定)之案件，需覓妥三家廠商報價，並以最低一家直接議價辦理。金額＄○○○元(依公司自行規定)以上不足＄○○○元(依公司自行規定)元者，應舉行公開比議價會議，選出最適廠商。金額＄○○○元(依公司自行規定)以上案件，應於本公司網頁登載邀請具資格而不特定之廠商競標，並應舉行公開比議價會議。

第六十五條:經辦人員將比議價金額及採購議價小組之決議結果 填寫於「購置定製財物案簡簽」，陳請董事長核准，決定供應商。

第六十六條:有下列情形之一者，簽請董事長或其授權代理人得改用議價方式辦理。
（一）採購品如屬獨家廠商經營。
（二）因情況特殊經董事長核可者。
（三）原廠牌之配件，不能以其他配件代替者。
（四）經比價一次而流標或無廠商參加者。
（五）其他確實無法進行比價之情形，並詳述理由。

第六十七條:參加比議價會議者，應於比議價會議記錄上簽認。

第六十八條:如需繳交履約保證金，供應商需於得標後三日內以現金、銀行本票或銀行保證函等至出納處繳足。

第六十九條:經辦人員通知供應商送貨。金額達＄○○○元(依公司自行規定)以上採購案或交貨期於一個月以上者視需要依規定訂定合約。合約經審查確認無誤並經董事長核准用印後正式簽約採購之。

※第十四章 驗收

第七十條:供應商將貨品連同發票，依約定時間、地點交貨後進行驗收，若為非固定資產或非物品，由請購單位於「支出憑證黏存單」的點收證明人欄簽認。

第七十一條:若為固定資產或物品即依『財產增置作業程序』辦理驗收。
 
第七十二條:數量、規格、品質、交期不符或有損壞及其他瑕疵時，得拒絕驗收，應由負責採購人員與廠商協商，是否退貨重新交貨、扣款或逾期罰款處理。有簽定合約者則依合約執行。

※第十五章 領用及保管

第七十三條:領用單位填寫「消耗物品領用單」經單位主管核准後，送物品保管人員請領。保管人員依請領項目發給並登載於領用登記簿。

第七十四條:凡購進或發出之物品，應由保管人員隨時登帳，於每月終了時，將物品增減收發餘存數量，編製物品月報表，連同「消耗物品領用單」送交主管審核。並應於每月月底彙總盤點並核對帳冊，編製盤差報告轉送財會部，再陳請董事長核准後存查。

※第十六章  維修材料管理

第七十五條:維修材料管理各單位之負責人填報維修材料請購彙整核可後，由技術部門審核，並會簽相關單位主管，陳董事長核准後依本辦法辦理採購。

第七十六條:各單位倉管人員每月結束後須填具月報表供查核，並於每年一月及七月結束後填具維修材料管理材料收支表，並送技術部門存查。

第十七章  盤點

第七十七條:消耗物品保管人員應隨時查點存品，如發現存量不足供應時，應即依請採購程序申請，陳請董事長核准備用。

第七十八條:倉管負責人員每半年至少實施一次全面盤點，並通知財會部門抽樣複盤。盤點完成後，彙總盤點情況並說明差異原因，編製盤點報告書陳核後轉陳董事長核備後存查。

第七十九條:維修部依據各單位填具之維修材料收支報表，抽查盤點，並將盤點結果陳董事長核閱後存查。

第八十條: 各部門全部盤點工作結束後，經管單位應依盤點情形，於登記帳內記錄實際盤點數量，於合計欄填寫實際庫存總金額，送財會部轉陳董事長核示後存查。

第八十一條:財會部門應依據盤點結果調整帳載資料。

第十八章  請、付款作業

第一節 憑證核銷作業

第八十三條:採購人員於會同相關人員完成各項驗收程序後，填具「支出憑證黏存單」，將相關單據黏貼於後，附上相關申請表單，經單位主管覆核及業（事）務主管核章後，向財會部請款。

第八十四條:財會部審核各項請款單據是否齊備，內容是否相符且合法，若有不符規定或異常情事應退回原請款單位補齊或更正後重新申請。將「支出憑證黏存單」及相關單據，送請董事長核准。

第八十五條:財會部依據董事長核准後之「支出憑證黏存單」及相關單據，編製傳票並經會計主管覆核。

第八十六條:財會部將傳票、「支出憑證黏存單」及相關單據，送請董事長核准後據以入帳。

第八十七條:出納組依據不同之付款方式及付款作業程序進 行付款，並加蓋付訖章。

第二節 開立票據作業

第八十八條:出納組除專案需及時處理外，於每月下旬彙總應到期之付款明細，依據廠商別分別開立支票。

第八十九條:開立支票時，應注意支票抬頭是否劃線及禁止背書轉讓，若有廠商特別要求，以非禁止背書轉讓支票支付時，應先經董事長同意後辦理之。

第九十條:已開立之票據經出納組人員用印後及相關憑證送經會計主管覆核用印。

第九十一條:將已經覆核之傳票、支票及其相關憑證一併轉陳董事長核准及用印。

第九十二條:出納人員應將已開立並經核准用印後之支票明細逐一登入應付票據明細表，並按月彙結與會計部門相互勾稽核對。

第九十三條:將支票及寄予廠商或通知廠商前來領取，廠商前來領取時應於傳票上領款人簽章欄內簽收。將傳票及相關憑證轉送會計人員入帳。

第九十四條:會計人員依據傳票、相關憑證入帳並歸檔保管。