2017-07-04 | 瀏覽次數: 6

鑰匙管理辦法

一、為有效管理公司鑰匙，建立鑰匙申領及借用程序，強化鑰匙管制觀念，以達到保護個人和公司財產安全之目的，特訂定本辦法。

二、總務部門應設立專責職員，負責保管全公司鑰匙，各部門或辦公室應將公用鑰匙交指定專人保管，並設立鑰匙使用登記簿，每日上、下班時均應清點鑰匙數量，如有短少即應追查鑰匙去向，如確實已遺失則應將遺失原因報呈部門主管轉知總務部門，依發生原因追究保管人應負之行政責任。其重新複製鑰匙或因財產之重要性必需重新換裝鎖匙之費用，全由保管人負擔。

三、個人因使用公司之書桌、櫥櫃或倉儲空間得向總務部門登記領用鑰匙一付，於離職、調職、退休或不使用原設施時應將鑰匙歸還，如有遺失應自費申請公司代為複製。總務部門應存留備份鑰匙，非經總務主管同意不得複製。

四、鑰匙管理人或個人保管之鑰匙除不得自行複製外，亦不得自行更換鎖匙或加配鎖匙於保管之財產上。如有需要必須向總務部門申請同意後，由總務部門交專人處理之。

五、上班時間內員工如有需要使用會議室時，應先登記借用鑰匙。借用應於使用前先行取得管理單位同意後，再由總務部門根據核准資料事先派員開啟活動場所之門鎖，並提供燈光、冷氣等必要之服務。

六、例假日任何場所之使用，均應事先辦妥申請手續。專業教室、工場、實驗室等應由負責主管將核准使用之申請單送交總務部門，其他廳室則由主管直接列印網路上之核准通知單知會值日人員，由活動負責人於活動前到總務部門申借鑰匙。臨時性之申借則值班人員一律拒絕借出。

七、原則上限定職員方可借用鑰匙，如確實無法由職員親自申借鑰匙，則應由負責活動的職員簽字授權，由代理人持授權單向鑰匙管理人申借之。借用之鑰匙於開啟門鎖後應立即歸還總務部門或部門鑰匙保管人。活動結束前應再度登記申借鑰匙，或請鑰匙管理人（值班人員）至現場代為加鎖。

八、鑰匙保管人於鑰匙借出時應要求借用人填寫借用登記簿，記明領用日期、時間、借用人所屬單位、使用場所、鑰匙編號等，並要求借用人簽名。鑰匙歸還時則應由保管人註記送還時間，並於收回欄簽證。

九、研發處、會計室、媒體中心、資訊中心、器材庫等有高價值財物或資料保管之重要場所，其鑰匙應置放於重要鑰匙櫃內，非經相關部門主管同意不得任意出借鑰匙。如確因處理緊急事故之需要，則應由值班人員向相關人員申領重要鑰匙櫃的鑰匙，與相關人員會同開啟鑰匙櫃取得上述場所鑰匙，並與相關人員一同進入處理。緊急事故處理完畢後，應立即通報相關主管。

十、外部人員因工程或修繕事務需進入各廳室時，應事先由庶務組長知會施工部門之主管及值班人員，告知工作時間、地點。施工人員到校時由鑰匙管理人（值班人員）代為開啟門鎖，或抵押證件，填妥借用鑰匙登記簿後，借出鑰匙。工作人員於工作完畢時，應通知管理人到場檢查各項設備，並關妥門鎖。

十一、總務部門負責管理鑰匙之職員，每年應至少至各單位盤點一次鑰匙，並測試每一付鑰匙之功能。如有缺失或鑰匙不符，則應立即呈報主管處理，並追究保管人行政責任。

十二、本辦法經主管會報通過後實施之，修正時亦同。